extracted_text:
Министерство образования и науки Российской Федерации
федерального государственного бюджетного образовательного учреждения
УНИВЕРСИТЕТСКИЙ  КОЛЛЕДЖ
высшего образования
 «Оренбургский государственный университет»
Экономикоправовое отделение
Н.А.Кривошеева
СЛУЖЕБНАЯ  ПЕРЕПИСКА
Рекомендовано   к   изданию   Редакционноиздательским   советом
федерального
государственного   бюджетного   образовательного
учреждения   высшего   профессионального   образования   «Оренбургский
государственный   университет»   в   качестве   методических   указаний   для
студентов,   обучающихся   по   программам   среднего   профессионального
образования по специальностям 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет
(по отраслям); 38.02.07 Банковское дело, 40.02.01 Право и организация
социального обеспечения Оренбург
2016
2 УДК  651.4 (075.32)
ББК   65.050.2я723
К82
Рецензент  профессор кафедры ГиМУиМ ОГУ Г.Г. Аралбаева
Кривошеева, Н.А.
К 82          Служебная переписка: методические указания / Н. А. Кривошеева;
Оренбургский  гос.  унт.  – Оренбург:  ОГУ, 2016. –  56 с.
Основное   содержание:   общая   характеристика   служебной   переписки;
оформление реквизитов служебного письма; разновидности служебных писем с
описанием и образцами; индивидуальные практические задания.
Методические указания предназначены для преподавателей и студентов
экономических специальностей. Методические указания позволяют проводить
как теоретические, так и практические занятия по разделу «Классификация
деловых   писем.
  Основные   виды   деловых   писем»   дисциплины
«Документационное обеспечение управления».
В методических указаниях, кроме макета письма, приводится 15 образцов
  которые   помогут   студентам   выполнить
различных   видов   писем,
индивидуальные задания по данному разделу дисциплины.
УДК  651.4 (075.32)
ББК   65.050.2я723
© Кривошеева  Н.А., 2016
© ОГУ, 2016
3 Содержание
Введение……………………………………………………………………………..
1 Общая характеристика служебной переписки………………………………
2 Оформление реквизитов служебного письма………………………………..
3 Разновидности служебных писем……………………………………………..
3.1  Сопроводительное письмо…………………………………………………….
3.2 Письмопросьба…………………………………………………………………
3.3 Письмозапрос…………………………………………………………………..
3.4 Письмоответ…………………………………………………………….............
3.5   Письмосообщение………………………………………………………………
3.6Письмоподтверждение…………………………………………………………
3.7 Информационное письмо……………………………………………………….
3.8 Гарантийное письмо…………………………………………………………….
3.9 Письмоизвещение………………………………………………………………
3.10  Письмоприглашение……………………………………………………………
3.11  Письмопредложение……………………………………………………………
3.12  Письмонапоминание……………………………………………………………
3.13  Письмотребование……………………………………………………………..
3.14  Письмоблагодарность…………………………………………………………
3.15  Письмопоздравление…………………………………………………………..
4 Практическая часть работы………………………………………………………...
4.1 Практическая работа № 1…………………………………………………………
4.2 Практическая работа № 2…………………………………………………………
4.3 Вопросы для защиты практической работы……………………………………..
Список использованных источников………………………………………………..
Приложение А – Макет письма………………………………………………………
Приложение Б – Образец письма……………………………………………………
4
5
6
12
15
1516
17
17
18
18
19
20
20
21
21
22
23
23
24
25
25
26
27
28
29
30
31 Приложение В – Образец сопроводительного письма…………………………….
Приложение Г – Образец письмапросьбы………………………………………..
Приложение Д – Образец письмазапроса…………………………………………
Приложение Е – Образец письмаответа…………………………………………..
Приложение Ж – Образец письмасообщения……………………………………..
Приложение И – Образец письмаподтверждения………………………………..
Приложение К – Образец информационного письма…………………….............
Приложение Л – Образец гарантийного письма…………………………………..
Приложение М – Образец письмаизвещения………………………………….....
Приложение Н – Образец письмаприглашения…………………………………..
Приложение П – Образец письмапредложения………………………………….
Приложение Р – Образец письма напоминания………………………………….
Приложение С – Образец письматребования……………………………………
Приложение Т – Образец письма благодарности…………………………………
Приложение У – Образец письма поздравления………………………………….
Приложение Ф – Вариант индивидуального задания № 1……………………….
Приложение Х – Вариант индивидуального задания № 2……………………….
Приложение Ц – Вариант индивидуального задания № 3……………………….
Приложение Ш – Вариант индивидуального задания № 4………………………..
Приложение Щ – Вариант индивидуального задания № 5……………………….
Приложение Э – Вариант индивидуального задания № 6……………………….
Приложение Ю – Вариант индивидуального задания № 7………………………..
32
33
34
35
36
37
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
Приложение Я – Вариант индивидуального задания № 8……………………….
Приложение Я.1 – Вариант индивидуального задания № 9………………………...
Приложение Я.2 – Вариант индивидуального задания № 10……………………….
53
54
55
56
5 Введение
Если   организационноправовая,
  распорядительная   и   информационно
справочная   документация   фиксирует   в   основном   внутреннюю   деятельность
организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.
Деловое   общение   невозможно   представить   без   ведения   переписки,   так   как
личная   встреча   для   решения   вопросов   сотрудничества   не   всегда   возможна.
Большинство   насущных   проблем   деловая   корреспонденция   помогает   решить   в
короткие   сроки,   но   несоблюдение   правил   этикета   при   построение   письма   могут
навредить   партнерским   отношениям   или   оттолкнуть   потенциального   клиента.
Получая   письмо   от   делового   партнера   на   хорошем   фирменном   бланке,   мы
подсознательно начинаем испытывать к нему уважение.
В   методических   указаниях   приведена   классификация   наиболее
распространенных  видов  деловых  писем, их  назначение, особенности  оформления
отдельных реквизитов в письмах, структура текста письма, приведены примеры часто
используемых формулировок.
С  помощью   методических   указаний   можно   составить   и   грамотно   оформить
различные виды служебных писем.
6
4 1 Общая характеристика служебной переписки
Переписка      обобщенное   название   различных   по   содержанию   документов
(служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное
сообщение   и   др.),   обеспечивающих   оперативный   информационный   обмен   между
организациями.   Переписка   пользуется   для   реализации   информационных   связей
между   организациями,   как   состоящими,   так   и   не   состоящими   в   отношениях
соподчинения.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный
характер   писем   и   телеграмм   государственных   органов   до   обращений   граждан   и
типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие,
  напоминание,
претензия,
рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.
  звание,
  разъяснение,
  подтверждение,
  просьба,
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности
наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по
почте или факсимильной связью.
При   составлении   и   оформлении   служебных   писем   должны   соблюдаться
следующие требования:
 письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается
руководителем   организации   или   его   заместителями   в   соответствии   с
предоставленной   им   компетенцией;   письмо   должно   быть   составлено  грамотно,
аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
   независимо   от   содержания   письмо   должно   быть   изложено  официально
деловым   стилем,  держать   объективные   сведения   о   событиях,   иметь   достаточную
аргументацию, в необходимых случаях  разъясняющие и дополняющие материалы.
Для   переписки   используются   бланки   писем   организации,   структурных
подразделений,   должностных   лиц.   Бланк   письма   структурного   подразделения
7 используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен
правом подписи.
Бланки для писем могут быть двух форматов   А4 (210х297)  или А5 (148х210
мм) в зависимости от размера текста письма.
Обязательными   реквизитами   письма   являются:   наименование   организации
автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на
дату   и   номер   поступившего   документа,   адресат,   текст,   подпись,   отметка   об
исполнителе,   в   сопроводительных   письмах      отметка   о   наличии   приложений,   в
гарантийных   письмах,   письмах   финансового   содержания   и   некоторых   других,
требующих особого удостоверения,  печать. Текст письма должен быть логичным,
последовательным,   убедительным   и   корректным   по   форме.   Факты   и   события
необходимо   излагать   объективно,   лаконично,   ясно.   Текст   письма   не   должен
допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым
или сложным.
Простые письма состоят из однойдвух частей: вступления и заключения.
Сложные   в   композиционном   плане   письма   содержат:   вступление,   основную
часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса
или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой
либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся
доказательства   или   опровержения.   Основная   власть   должна   быть   убедительной,
исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений.
  В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение,
напоминание, требование, мнение и т.д.).
В   зависимости   от   назначения   письма,   от   того,   на   чем   его   автор   хочет
сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых
один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть
8 иным.   Особой   композиционной   структурой,   как   правило,   обладают   письма
приглашения, благодарности, рекламные письма.
9 Бланк письма содержит реквизиты:
 Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города);
 эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
 код организации (предприятия) по ОКПО;
 наименование вышестоящей организации (если она имеется);
 наименование организации (предприятия);
 справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а
также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты,
банковские реквизиты, номер и дату лицензии).
На   бланках   письма   допускается   указывать   трафаретные   части   следующих
реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный
номер и дату, например:
_________ № ___________
На № ____ от ___________
В   деловой   практике   все   чаще   используются   бланки   руководителей
предприятий, организаций, ведомств – бланки должностных лиц. На таком бланке
наряду с наименованием предприятия указывается должность, например «Директор
Федеральной пограничной службы Российской Федерации».
Бланки должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители
подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках –
продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части
документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением
каждой строки от левого и правого поля.
Угловое   расположение   реквизитов   предполагает   их   размещение   в   верхней
левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний
угол используется для указания адресата.
10 Продольное   расположение   реквизитов   чаще   применяется   при   оформлении
общих бланков, а угловое – для бланков писем.
Документы, составленные двумя организациями, оформляют без использования
бланка на листе формата А4. Наименования организацийавторов документа в этом
случае   располагают   на   одном   уровне   в   заголовочной   части   документа   (двумя
столбцами).
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
 левое –  не менее 20 мм;
 правое – 10 мм;
 верхнее – 15 мм;
 нижнее – 20 мм.
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Оренбургский  государственный университет»
ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА
КОЛЛЕДЖ
(К ЭиБ ОГУ)
ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026
тел./ факс (3532) 655676
____________________ № _____________________
На № _______________от _____________________
             
Рисунок 1 – Образец бланка письма организации
с угловым расположением реквизитов
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Оренбургский  государственный университет»
КОЛЛЕДЖ  ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА
(К ЭиБ ОГУ)
 ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026,  тел./ факс (3532) 655676
____________________ № _____________________
На № _______________от _____________________
11
 
        
Рисунок 2 – Образец бланка письма организации
с продольным расположением реквизитов
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Оренбургский  государственный университет»
ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА
КОЛЛЕДЖ
(К ЭиБ ОГУ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ  ДИРЕКТОРА
ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026
тел./ факс (3532) 655676
____________________ № _____________________
На № _______________от _____________________
             
Рисунок 3  Образец бланка должностного
лица с угловым расположением реквизитов
Основной   частью   письма   является   текст.   Текст   письма   должен   быть
лаконичным,   содержательным,   последовательным,   убедительным   и   корректным.
Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Чаще всего текст письма
состоит из вводной части и основной.
В письмах используются следующие формы изложения:
   от   первого   лица   множественного   числа  («направляем   на   согласование»,
«просим рассмотреть»);
   от   первого   лица   единственного   числа  («прошу   перечислить»,   «считаю
необходимым»);
   от   третьего   лица   единственного   числа  («банк   не   может   согласиться»,
«компания возражает»).
12
 Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то текст излагается
от   первого   лица   единственного   числа:
 прошу…,   направляю…,   считаю
необходимым…
Форма   обращения   от   первого   лица   множественного   числа   в   большинстве
случаев   предпочтительней   формы   первого   лица   единственного   числа,   поскольку
письмо,   как   правило,   выражает   мнение   коллективного   субъекта   –   организации,
учреждения,   предприятия,   несмотря   на   то,   что   подписывается   одним   лицом   –
руководителем.   Тем   не   менее,   существуют   разновидности   писем   и   ситуаций,   в
которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного
числа, например, в письмахприглашениях, рекомендательных письмах.
Письма,   адресованные   руководителю   по   вопросам,   требующим   его   особого
внимания,   могут   содержать   вступительное   обращение   –   формулу   уважительного
обращения к адресату:
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин Дмитриев!
Уважаемый Павел Николаевич!
Уважаемые господа!
В   этом   случае   в   конце   письма,   под   текстом,   используется   заключительная
формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется
подпись должностного лица.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не
рекомендуется   в   одном   письме   рассматривать   два   и   более   различных   вопросов,
письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует
рассматривать   только   один   вопрос   или   несколько   вопросов,   но   тесно
взаимосвязанных.
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в
исключительных,   случаях   допускаются   письма   до   пяти   страниц   машинописного
текста.
Письмо,   оформленное   на   бланке   формата   А4,   должно   иметь   заголовок
13 к тексту, например:
О нарушении договорных обязательств
Об оказании научнотехнической помощи
Заголовок   к   письму   может   не   составляться,   если   текст   письма   небольшого
объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.
14 Если   письмо   является   ответным,  то   в   бланке   письма   указывается   реквизит
ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ:
На №  125в            от 12.12.2013
Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, ни не более
чем   четырем.   Слово   «Копия»   перед   вторым,   третьим,   четвертым   адресатами   не
ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов
оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов.
На самом письме в этом случае адресат указывается обобщенно, например:
Директорам колледжей
по г.Оренбургу
Письма   подписываются   руководителем   организации,   его   заместителями   в
  а   также   руководителями
рамках   предоставленной   им   компетенции,
самостоятельных,  структурных   подразделений,  если   им   предоставлено   это   право.
  при   необходимости   дополнительно
Письма   визируются   составителем,
руководителями заинтересованных структурных подразделений.
Письмо   должно   иметь   отметку   об   исполнителе,   которая   проставляется   в
нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.
Вносить   какиелибо   исправления   или   добавления   в   подписанные   письма   не
разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в
том   случае,   если   затруднен   или   невозможен   иной   способ   обмена   мнениями
(телефонные переговоры, личная встреча и др.), а так же если письмо выступает
юридически   значимым   элементом   делового   общения,   содержит   обязательство,
гарантию, подтверждение и т.п.
15 2 Оформление реквизитов служебного письма
Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка,
адресат,   заголовок   к   тексту   (при   необходимости),   текст,   отметка   о   наличии
приложения, подпись, отметка об исполнителе.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
 «Государственный герб РФ»,  «Герб субъекта РФ»  или  «Товарный знак
(эмблему)» (на одном документе можно использовать только один из перечисленных
реквизитов);
 «Наименование организации» являющейся автором документа;
 «Справочные данные об организации»  включают: почтовый адрес, номер
телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.);
 «Дата документа»  дата его подписания;
   «Регистрационный   номер»     номер   документа,   присваиваемый   ему
организациейсоставителем;
 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»   заполняется в
том случае, если письмо является ответным;
 «Заголовок к тексту»  включает краткое содержание документа. Заголовок
согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на
вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках
поставки, Об участии в выставке.
В   письмах   должны   быть   правильно   указаны   составные   части   реквизита
«адресат»  (получателя   письма):   фирма,   структурное   подразделение,   должность,
почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала
указывается   адрес   основного   получателя,   затем   перечисляются   другие.   Если
документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки
16 и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется
конкретный экземпляр.
Если   письмо   одного   содержания   направляется   нескольким   однородным
адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г.Оренбургу).
«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и
корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во   вводной   части  указываются   причины,   вызвавшие   составление   письма,
сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной № 2342 в
исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии
ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена
недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.2002 № 43)
…»
В основной части письма  формулируется его основная цель (предложение,
отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш
расчетный счет».
«Отметка   о   наличии   приложений»
   реквизит   используется   в
сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается сразу под
текстом.
«Виза согласования»  отметка о согласовании документа внутри организации.
Виза   включает:   должность   визирующего,   личную   подпись,   расшифровку   подписи
(инициалы, фамилия) и дату.
«Подпись»  оформляется   на   23   интервала   ниже   текста   документа   (в
сопроводительных   письмах   –   под   отметкой   о   наличии   приложения).   В   состав
реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная
подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
17 «Печать»  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих   права   лиц,   фиксирующих   факты,   связанные   с   финансовыми
средствам и др.
«Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его телефона.
3 Разновидности служебных писем
Письмо  –   обобщенное   название   различных   по   содержанию   документов,
пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной
почтой и т.д.
Макет и образец оформления служебного письма оформлены в Приложении А
и Б соответственно.
3.1 Сопроводительное письмо
В   случаях   когда   направляемый   адресату   основной   документ   требует
дополнительного   пояснения   составляются
 сопроводительные   письма.
  В
сопроводительном   письме   указывается,   с   какой   целью   направляется   основной
документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.
Сопроводительное письмо  – служебное письмо, используемое для отправки
документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами:
«Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);
«Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);
«Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).
18 Одновременно   с   этим   может   содержаться   дополнительная   информация,
отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое
общение:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»
«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»
«В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам…»
Текст   сопроводительного   письма   может   содержать   просьбы,   пояснения,
  которые   составляют   приложение   к
связанные   с   теми   материалами,
сопроводительному   письму.   В   этом   случае   сначала   говорится   о   направлении
документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным   реквизитом   сопроводительного   письма   является  отметка   о
наличии приложения.
Образец сопроводительного письма приведен в Приложении В.
3.2 Письмопросьба
Письмопросьба – служебное письмо, цель которого – получение информации,
  Огромное   количество
  товаров,
  необходимых   организацииавтору.
услуг,
управленческих ситуаций дают повод для составления писемпросьб.
Письмопросьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой
просьбы.   Обоснование   должно   предшествовать   изложению   просьбы.   Обоснование
может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой характера, а также
в   случае,   если   осуществление   действий,   составляющих   просьбу,   является
обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с
помощью глагола «просить»:
«Просим Вас провести…»
«Просим Вас предоставить…»
19 «Просим Вас сообщить…»
Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:
«Надеемся на положительное решение вопроса…»
«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»
В   одном   письме   может   содержаться   несколько   просьб.   В   этом   случае
используются следующие языковые обороты:
«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)…
Одновременно просим Вас…».
Образец письмапросьбы приведен в Приложении Г.
3.3 Письмозапрос
Письмозапрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких
либо официальных сведений или документов.
Текст   письмазапроса   содержит   обоснование   необходимости   представления
сведений   или   материалов   и   собственно   изложение   запроса.   В   обосновании   могут
содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно
правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не
обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письмазапросы составляются так же, как письмапросьбы. Письма
запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально
уполномоченным на это должностным лицом.
Письмозапрос требует письмаответа.
Образец письмазапроса приведен в Приложении Д.
3.4 Письмоответ
20 Письмоответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмопросьбу
или письмозапрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо
отказ).
При   составлении   писемответов   должен   соблюдаться   принцип   языкового
параллелизма: в тексте письмаответа следует использовать те же языковые обороты,
лексику,   которые   использовал   автор   в   инициативном   письме,   при   условии,   что
письмопросьба   было   составлено   грамотно.   Допущенные   автором   письмапросьбы
ошибки переносить в письмоответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письмаответа
(«На Ваше письмо от _______ №_____…»). Для ссылки на поступившее письмо в
составе   реквизитов   бланка   есть   реквизит   «Ссылка   на   регистрационный   номер   и
дату», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе
без объяснения, поэтому письмоотказ целесообразно начинать с обоснования отказа:
«В связи с…».
В   случае   отрицательного   ответа   рекомендуется   сообщить   адресату
информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ
на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Образец письмаответа приведен в Приложении Е.
3.5 Письмосообщение
Письмосообщение  –   служебное   письмо,   которым   автор   информирует
адресата о какихлибо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмосообщение   может   быть   инициативным   или   являться   ответом   на
письмопросьбу или письмозапрос (см. также письмоответ). Как правило, письма
сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одногодвух предложений.
21 Письмосообщение   может   начинаться   с   обоснования   или   непосредственно   с
изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Образец письмасообщения приведен в Приложении Ж.
3.6 Письмоподтверждение
Письмоподтверждение
–   служебное   письмо,
  в   котором   адресат
подтверждает   получение   сведений,   документов   или   других   материалов,   ранее
  Если   подтверждается
достигнутые   договоренности,
предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть,
  намерения   и   т.п.
если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:
«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность,
согласие на…)».
Письмоподтверждение   может   заканчиваться   просьбой,
  пожеланием,
предложением.
Образец письмаподтверждения приведен в Приложении И.
3.7 Информационное письмо
Информационное   письмо  –   служебное   письмо,   в   котором   адресату
сообщаются сведения официального характера.
22 Информационные   письма   нередко   носят   типовой   характер   и   рассылаются
органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям
или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно
приводиться отдельные рекомендации и предложения.
Информационные   письма   могут   содержать   приложения.
  Объем
информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как   правило,   информационные   письма   подписываются   руководителем
организации.
Образец информационного письма приведен в Приложении К.
23 3.8 Гарантийное письмо
Гарантийное   письмо  –   служебное   письмо,   содержащее   обязательство   или
подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата
работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и
юридически значимая формула:
«Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем».
Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме
гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные   письма   всегда   подписываются   двумя   лицами:   руководителем
организации   и   главным   бухгалтером.   Гарантийные   письма   также   удостоверяются
печатью организации.
Образец гарантийного письма приведен в Приложении Л.
3.9 Письмоизвещение
Письмоизвещение  –   служебное   письмо,   информирующее   о   публичных
мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письмаизвещения,  как   правило,   рассылаются   широкому   кругу   организаций,
учреждений, предприятий  с целью их привлечения или приглашения к участию в
проводимых   мероприятиях.   В   зависимости   от   конкретной   ситуации   письма
извещения   могут   только   сообщать   о   проводимом   мероприятии,   времени   и   месте
проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях
участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
24 Письмоизвещение   может   иметь   приложения,   содержащие   карту   участника,
анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письмоизвещение   может   быть   одновременно   письмомприглашением,   а
приглашение – отдельным документом.
Письмаизвещения,   как   правило,   рассылаются   по   списку,   поэтому   реквизит
«Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают   письмаизвещения   руководитель   организации   или   заместитель
руководителя,   отвечающий   за   организацию   и   проведение   мероприятия.   Письма
извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие
 Образец   письмаизвещения
проводится   совместно   несколькими   организациями.
приведен в Приложении М.
3.10 Письмоприглашение
Письмоприглашение – служебное письмо, разновидность письмаизвещения.
Отличается от письмаизвещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь
различный формат, цвет. При оформлении писемприглашений могут использоваться
различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.
Как правило, письмаприглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в
них используется формула личного обращения к адресату:
«Уважаемый…!»
Образец письмаприглашения приведен в Приложении Н.
3.11 Письмопредложение
25 Письмопредложение  –   служебное   письмо,   направляемое   потенциальному
партнеру   с   предложением   различных   форм   сотрудничества.   В   коммерческой
деятельности используется как коммерческое предложение.
Если письмопредложение направляется  адресату впервые, оно содержит не
только   собственно   предложение,   но   и   информацию   об   организацииавторе,   что
отчасти сближает письмопредложение с рекламным письмом.
Письмопредложение   может   быть   направлено   одному   корреспонденту   или
сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную
информацию,   так   что   следующим   шагом   может   быть   заключение   договора,   или
общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Образец письмапредложения приведен в Приложении П.
3.12 Письмонапоминание
Письмонапоминание  –   служебное   письмо,   используемое   в   случаях,   когда
организацияпартнер   не   выполняет   взятые   на   себя   обязательства   или   принятые
договоренности.
Текст письманапоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на
официальный   документ,   в   котором   зафиксированы   обязательства   сторон   или
обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные
действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письманапоминания является:
«Напоминаем Вам…»
«Вторично напоминаем Вам…»
«Обращаем Ваше внимание на то, что…»
«Ставим Вас в известность, что…»
26 Письмонапоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым
вынуждена будет прибегнуть организация автор письма, если адресат не выполнит
взятые на себя обязательства, например:
«В   случае   невыполнения   взятых   на   себя   обязательств   Вам   будут
предъявлены штрафные санкции» и т.п.
Образец письманапоминания приведен в Приложении Р.
3.13 Письмотребование
Письмотребование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата
выполнить   взятые   на   себя   обязательства   в   условиях,   когда   имеются   серьезные
нарушения ранее принятых договоренностей.
Письматребования,   как   правило,   письма   сложной   структуры.   В   них
обязательно   излагаются   условия   заключенных   договоренностей   со   ссылкой   на
конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуаций, формулируется
требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах,
которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмахтребованиях могут быть:
«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»
«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»
«Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.»
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…»
«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»
«В противном случае мы не несем ответственность за последствия…»
Образец письматребования приведен в Приложении С.
3.14 Письмоблагодарность
27 Письмоблагодарность  –   служебное   письмо,   направляемое   организации,
должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные
действия.
Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие
разновидности   писем.   Ключевыми   фразами   письма   могут   быть   следующие
выражения:
28 «Благодарим за оказанную помощь в…»
«Выражаем Вам свою благодарность за…»
«Позвольте Вас поблагодарить за…»
«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…»
Образец письмаблагодарности приведен в Приложении Т.
3.15 Письмопоздравление
Письмопоздравление  –  служебное   письмо,   составляемое   в   торжественных
случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица,
организации, учреждения, предприятия.
Письмапоздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут
быть   как   небольшими   по   объему   –   однодва   предложения,   так   и   достаточно
развернутыми.   В   последнем   случае   в   письмепоздравлении   излагаются   основные
этапы   жизни,   деятельности   лица,   к   которому   обращено   поздравление,   наиболее
важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному
подразделению,   в   нем   излагаются   наиболее   важные   и   значимые   достижения
организации или подразделения.
В письмахпоздравлениях используются следующие ключевые фразы:
«Поздравляем Вас в связи с…»
«Искренне поздравляем Вас с…»
«Примите наши искренние поздравления в связи с…»
«Сердечно поздравляем Вас с…»
Письмапоздравления могут оформляться не только на бланках организации,
но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом,
водяными знаками, имеющей большую плотность и т.п.
Образец письмапоздравления приведен в Приложении У.
29 4 Практическая часть работы
Цель   работы:  Научиться   составлять   письма   на   бланке   письма.   Знать
реквизиты   делового   письма.   Уметь   классифицировать   деловые   письма.   Уметь
использовать языковой стандарт деловых писем, этикет делового письма.
Для того чтобы приступить к выполнению практической работы, необходимо
повторить пройденный материал по теме: «Классификация и основные виды деловых
писем», а также состав и оформление реквизитов письма.
4.1 Практическая работа № 1
1.1 На листе формата А4 самостоятельно составить письмозапрос, применяя
правила   оформления   писемзапросов   и   используя   приведенные   в   приложениях
образцы.
1.2 На листе формата А4 дайте ответ на письмозапрос, применяя правила
оформления писемответов и используя приведенные в приложениях образцы.
Ход выполнения работы:
1)  создайте бланк письмазапроса с угловым расположением реквизитов;
2)  оформите реквизит «адресат»;
3)  при необходимости оформите реквизит «заголовок к тексту документа»;
4)  сформулируйте и оформите текст письмазапроса;
5)  при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»;
6)  оформите реквизиты «подпись», «отметка об исполнителе»;
7)  распечатайте полученный документ (письмозапрос);
8)  оформите реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»;
30 9)  оформите реквизит «резолюция»;
10)  подготовьте   письмоответ,   оформите   его   по   всем   правилам   ведения
деловой переписки со всеми необходимыми реквизитами;
11) при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»;
12) распечатайте полученный документ (письмоответ);
13) в письмезапросе оформить реквизит «отметка об исполнении документа и
направлении его в дело».
Макет служебного письма приведен в приложении А.
4.2 Практическая работа № 2
Каждому   студенту   выдается   индивидуальное   задание   (письмозапрос),
необходимо   дать   ответ   на   предлагаемое   письмо.   Оформить   реквизиты   согласно
ГОСТ   Р   6.302003.   Вся   необходимая   информация   берется   из   письмазапроса,
недостающие   реквизиты   студент   придумывает   сам.   Письма   с   индивидуальными
заданиями приведены в приложениях ФЯ.2.
Ход выполнения работы:
1) распечатайте   письмозапрос,   согласно   своему   варианту   (приложения
ФЯ.2);
2) оформите реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»;
3) оформите реквизит «резолюция»;
4) создайте бланк письмаответа с угловым расположением реквизитов;
5)  оформите реквизит «адресат»;
6)  при необходимости оформите реквизит «заголовок к тексту документа»;
7)   сформулируйте и оформите текст письмаответа, оформив его по всем
правилам ведения деловой переписки;
8)  при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»;
31 9)  распечатайте полученный документ (письмоответ);
10) на письмезапросе оформить реквизит «отметка об исполнении документа
и направлении его в дело».
4.3 Вопросы для защиты практической работы
1) Дайте определение служебного письма?
2) Какие виды писем Вы знаете?
3) Какие бланки используются для оформления писем?
4) Какие реквизиты входят в письмо?
5) Какое   максимальное   количество   составных   частей   входит   в   состав
реквизита адресат?
6) Какие требования предъявляются к тексту письма?
7) Из каких частей состоит текст письма? Что указывается в каждой из этих
частей?
8) Какие стандартные фразы для начала письма Вы знаете?
9) Какие стандартные фразы для окончания письма Вы знаете?
10) Какие форматы бумаги используются при оформлении писем?
11) Кем подписывается письмо?
12) С кем согласовывается письмо?
Содержание отчета
В   отчете   необходимо   указать   тему   и   цель   работы,   краткое   описание
выполненной работы, вывод о проделанной работе, распечатать полученные в ходе
работы документы.
32 33 Список использованных источников
1 Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и
ведение   документации:   75   образцов   основных   документов  [Комплект]   /А.В.
Непогода, П.А. Семенченко. – 2е изд., стереотип. – М.: Омега – Л, 2008.  480 с.
2   Замыцкова,   О.И.   Делопроизводство.   Документационное   обеспечение
производства: учебник для спо /О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7е изд. – Ростов
н/Д.: Феникс, 2008. 357 с.
3   ГОСТ   Р   6.302003.
  Унифицированные   системы   документации.
Унифицированная   система   организационнораспорядительной   документации.
Требования к оформлению документов. –М.: Издво стандартов, 2003.
4  Охотников,   А.В.  Новые   требования   к   оформлению   ОРД:   учебно
практическое пособие /А.В.Охотников. –М.: ИКЦ «МарТ», 2006. 64 с.
5  Басаков,   М.И.,   Замыцкова   О.И.  Делопроизводство:   учебное   пособие
/М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. –384 с.
6 Паневчик, В.В. Делопроизводство: учебное пособие /В.В.Паневчик. –Минск:
Высшая школа, 2007. –348 с.
7  Стенюков, М.В.  Делопроизводство:  конспект  лекций /М.В.Стенюков. –М.:
Приориздат, 2006. –128 с.
8  Басаков, М.И.  Делопроизводство: конспект лекций /М.И.Басаков. –Ростов
н/Д.: Феникс, 2006. –192 с.
9   Кривошеева,   Н.А.  Документационное   обеспечение   управления:   состав   и
оформление реквизитов организационнораспорядительной документации по ГОСТ Р
6.302003 /Н.А.Кривошеева. – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2006. – 30 с.
34 Приложение  А
(обязательное)
Макет служебного письма
Герб
(эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ
Почтовый адрес,
индекс предприятия связи,
№ телефона, факса и т.д.,
№ счета в банке, код предприятия
Адресат: Наименование должности
И.О. Фамилия (все в дательном падеже)
Название ул., № дома, г.Город, почтовый
индекс.
код формы документа
00.00.0000
На № 00
№ 00/00000
от 00.00.0000
Заголовок к тексту (отвечает на
вопрос «О чем?», начинается
с предлога «О» или «Об»)
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5го знака (от 1
го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля
(от 0го положения табулятора).
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую
повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные
документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможет обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед
доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Приложение: на … л., в… экз.
Наименование
должности руководителя
(подпись)
И.О. Фамилия
Должность визирующего
(подпись)      И.О.Фамилия
00.00.0000
(Фамилия или Фамилия, Имя, Отчество исполнителя)
Телефон исполнителя
35 В дело 0000
00.00.0000 (подпись)
Отметка для автомати
ческого поиска документа
Приложение  Б
(обязательное)
Образец письма
ОРГАНИЗАЦИЯ
Вх.№ ________
«__»____ 20_ г.
Председателю Фонда
имущества г.Москвы
М.Н. Соловьеву
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
МОСКОВСКИЙ  КОМИТЕТ  ПО
ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ
(БАНКРОТСТВЕ)
Лубянский проезд, 5, стр.1, Москва, 101000
Тел.9253558 Тел./факс 9251418

 18.03.2014       №  1822/187

На № ___________  от __________
О предоставлении данных
о размере доли государства
в уставном капитале предприятия
Уважаемый Максим Николаевич!
В соответствии с п.10 постановления Правительства РФ от 20 мая 2004 г.
№ 498 «О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности
(банкротстве)   предприятий»   просим   Вас   сообщить   данные   о   размере   доли
государства   в   уставном   капитале   ОАО   «Московский   хлебозавод   №   18,
расположенного по адресу: ул.Никитинская, д.45.
В   случае,   если   пакет   акций   данного   предприятия   продан,   просим   также
сообщить дату и способ продажи.
С уважением
Заместитель председателя
Личная подпись
О.Л. Дмитриев
Тимошенко Ольга Викторовна
36 9248901
Приложение  В
(обязательное)
Образец сопроводительного письма
МИНИСТЕРСТВО  ЭНЕРГЕТИКИ
РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ
(Минэнерго России)
Китайгородский проезд, д.7, Москва, 103074
Тел.9253558 Факс 9251418
10.10.2014       №  0122/892
Правительство
Российской Федерации
На №    345пр
       от   13.04.2014

Представляем   Вам   на   рассмотрение   и   утверждение   Федеральную   целевую
программу   «Топливо   и   энергия»   на   2015   г.,   разработанную   по   поручению
Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными
министерствами и ведомствами.
Приложения:1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия»
на 47 л. в 2 экз.
2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой
программы Топливо и энергия» на 9 л. в 2 экз.
Министр
Личная подпись
А.С. Иванов
Соколкин Николай Евгеньевич
2200923
37 38 Приложение  Г
(обязательное)
Образец письмапросьбы
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ»
ИНСТИТУТ
ПРОБЛЕМ  ИНВЕСТИРОВАНИЯ
Одесская ул.,  д.27, г.Оренбург, 460015
Тел.653558 Факс 651418
22.04.2012       №  0117/05
Исполнительному директору
российскошвейцарского
совместного предприятия
«Russian Trust & Trade Ltd.»
Волоколамское шоссе, д.10,
Москва, 215080
На №

    от  ________
Уважаемый Геннадий Павлович!
В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» гна Лебедева П.Л.
разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить
сотрудникам   института   возможность   ознакомиться   с   материалами   по   данному
предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.
С уважением
Директор института
Личная подпись
Е.В. Сабуров
Сабанеев Игорь Константинович
1432287
39 40 Приложение  Д
(обязательное)
Образец письмазапроса
Генеральному директору
«Гидротехника22
И.И. Колобову
МВД России
ГЛАВНОЕ  УПРАВЛЕНИЕ
ВНУТРЕННИХ  ДЕЛ
г.МОСКВЫ
Управление по борьбе
с экономическими преступлениями
Оперативнорозыскная часть
Павла Андреева ул., д.28, к.1, Москва, 113062
Тел.9653512
19.07.2014       №  0112/154
На №

    от  ________

О предоставлении документов
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих
документов:
1. Устав организации;
2. Свидетельство о регистрации организации;
3. Договор поставки с ООО «Русгаз»;
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 30.06.2014.
Начальник части
Личная подпись
А.В. Понкратов
Сидоров П.С.
5673344
41 Приложение  Е
(обязательное)
Образец письмаответа
Заместителю председателя
Правления Центросоюза
Российской Федерации
В.И. Горюшкину
Комитет Российской Федерации
по политике цен
ПЕРВЫЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ  ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
Петровская ул.,  д.29, г.Оренбург, 460018
Тел.653558
22.04.2014           №  0160/20511
На №    ЦС119    от     09.04.2014
О тарифах на электроэнергию
Рассмотрев Ваше предложение об отнесении потребительской кооперации к
группе сельскохозяйственных потребителей, Комитет РФ по политике цен считает,
что расширение круга льготных потребителей электроэнергии приведет к снижению
рентабельности энергетических предприятий или к необходимости дополнительного
повышения тарифов для других групп потребителей.
В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложением.
Одновременно   сообщаем,   что   в   настоящее   время   подготовлен   проект
распоряжения   Правительства   РФ   об   установлении   тарифов   на   электроэнергию,
отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды на
уровне средних затрат с минимальной рентабельностью.
Е.В. Сабуров
Синицина
42 9432287
43 Приложение  Ж
(обязательное)
Образец письмасообщения
Акционерное
общество
«НАВЕУС»
Шевченко ул.,  д.125,
г.Оренбург, 460026
Тел.653052Факс 652458
12.12.2014    №  03/09183
На №

    от  ________
Сообщаем, что наши банковские реквизиты изменились.
Реквизиты   нашего   нового   счета:   л/с   4080572060000000004   в   КБ
«Пробизнесбанк», БИК 098322421, корр/сч. КБ «Пробизнесбанк» в ОПЕРУ ГУ ЦБ
РФ по г.Оренбургу  № 40206589423200000001.
Заместитель
генерального директора
Личная подпись
Ф.И. Саморукова
Петров В.С.
432287
44 Приложение  И
(обязательное)
Образец письмаподтверждения
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ»
ИНСТИТУТ
ПРОБЛЕМ  ИНВЕСТИРОВАНИЯ
Смоленская ул.,  д.135, Москва, 123098
Тел.1653558 Факс 1651418
05.01.2015       №    0117/05
На № 12/134        от  29.12.2014
Директору АО «Храст»
А.Г.Траубе
Волоколамское шоссе, д.10,
Москва, 215080
Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой
в день  поступления  товара  в  Москву. Для  подтверждения  оплаты  высылаем  Вам
копию платежного поручения от 20.12.2014 № 245.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Заместитель
генерального директора
Личная подпись
С.Т. Страхов
Сабирова
1432287
45 Приложение  К
(обязательное)
Образец информационного письма
Руководителям акционерных
обществ и компаний ТЭК
Министерство энергетики
Российской Федерации
УПРАВЛЕНИЕ
ПО  КОМПЛЕКТОВАНИЮ
И  ПОДГОТОВКЕ  КАДРОВ
Китайгородский пр., 7, Москва, 103008
Тел.2200956
14.12.2014

           №  351/11
На №__________ от ________
О проведении учебно
консультационных семинаров
по документационному
обеспечению управления
Сообщаем,   что   Институт   повышения   квалификации   (ИПК)   руководящих
работников   и   специалистов   Минэнерго   России   осуществляет   повышение
квалификации   по   направлению   «Документационное   обеспечение   управленческой
деятельности организаций».
ИПК является ведущим базовым отраслевым образовательным учреждением
ТЭКа, имеет лицензию Минобразования России на право ведения образовательной
деятельности как по названному курсу, так и по многим другим.
Актуальность   названной   темы   обоснована   введением   в   действие   нового
Перечня   типовых   документа   с   указанием   сроков   хранения,   подготовкой   новой
редакции   Государственной   системы   документационного   обеспечения   управления
(ГСДОУ) и ряда других нормативноправовых документов, вносящих изменения в
существующий порядок ведения делопроизводства и налагающих па руководителей
предприятий   и   организаций   персональную   ответственность   за   несоблюдение
установленных требований.
46 Управление   направляет   график   проведения   семинаров   ИПК   в   2012   году,
рекомендуя   при   этом   осуществлять   повышение   квалификации   специалистов
предприятий и организаций ТЭК в области документального обеспечения управления
в указанном образовательном учреждении.
В работе семинаров примут участие ведущие специалисты Минэнерго России,
Всероссийского   научноисследовательского   института   документе   ведения   и
архивного   дела   (ВНИИ   Д   АД),   Российского   государственного   гуманитарного
университета (РГГУ), Государственного университета управления (ГУУ) и др.
По   окончании   семинаров   слушателям   выдаются   удостоверения
установленного образца и пакеты нормативных документов.
Прошу довести данную информацию до подведомственных Вам предприятий
и организаций и направить в Управление по комплектованию и подготовке кадров и
ИПК   списки   должностных   лиц,   повышающих   квалификацию,   по   форме   согласно
приложению.
Контактные телефаксы: Управление  (095) 9258547; ИПК  (095) 4638514.
Приложения:

1. Тематический план семинаров на 4 л. в 2 экз.
2. График проведения семинаров на 2 л. в 2 экз.
Начальник управления
Подпись                         Б.И. Кузьмин
47 Приложение  Л
(обязательное)
Образец гарантийного письма
Директору павильона
Всероссийского выставочного центра
В.С. Турову
Закрытое акционерное общество
«ЭКОНИКА»
Рязанский прт., 7, Москва, 103008
Тел.2310516
10.10.2014

           №  0118/61
На №__________ от ________
О предоставлении
выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300400 кв.м выставочной
площади   для   проведения   с   13   ноября   по   31   декабря   2014   г.   Всероссийской
рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем.
Наши   банковские   реквизиты:   сч.№   40988700000032458821   в   КБ
«МЕНАТЕП», БИК 045678231, корр.сч.КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по
г.Москве  № 09876543210000000001.
Исполнительный директор
Личная подпись
А.А. Кочеров
Главный бухгалтер
Личная подпись
Г.В. Царев
Печать
Савина Анна Евгеньевна
3779815
48 49 Приложение  М
(обязательное)
Образец письмаизвещения
Клиентам Хамовнического
ОСБ
АКЦИОНЕРНЫЙ
КОММЕРЧЕСКИЙ
СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ  БАНК
РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ
(АКСБ РФ)
Рязанский прт., 7, Москва, 103008
Тел.2310516
10.05.2014
           №  0118/61

На №__________ от ________
Уважаемые господа!
Сбербанк   Российской   Федерации   при   участии   крупнейших   зарубежных
банков разработал План мероприятий по установлению прямых деловых контактов
между   клиентами   банков   и   зарубежными   компаниями   и   фирмами,   а   также   по
созданию единой базы данных клиентов.
Если   Ваша   организация   заинтересована   в   сотрудничестве   с   зарубежными
партнерами, просим заполнить приложение к данному письму и вернуть его в банк до
31 мая 2014.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Начальник
отдела обслуживания
юридических лиц
Личная подпись
И.А. Шумилова
Севостьянов
779815
50 51 Приложение  Н
(обязательное)
Письмоприглашение
Уважаемый…………………………………………..
Фирма «GRIF GmbH» совместно с управлением техники безопасности
РАО   «ЕЭС   России»   приглашает   Вас   ознакомиться   с   продукцией,
обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке
«Нефтегазстрой2001»
На стенде выставлены такие изделия, как:

специальные защитные костюмы;
 костюмы для электромонтеров;
 монтажные пояса ;
 различные перчатки, в том числе диэлектрические;

специальная обувь с различными степенями защиты;
 каски, наушники и др.
Оплату гарантируем.
Наши   банковские   реквизиты:   сч.№   40988700000032458821   в   КБ
«МЕНАТЕП», БИК 045678231, корр.сч.КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по
г.Москве  № 09876543210000000001.
Исполнительный директор
Личная подпись
А.А. Кречетов
Главный бухгалтер
Личная подпись
Г.В. Пономарева
Печать
Савина Анна Евгеньевна
52 3779815
Приложение  П
(обязательное)
Образец письмапредложения
Общество
с ограниченной ответственностью
«ИНЖКОМПЛЕКТ»
Бережковская наб., д.4, Москва, 123456
Тел.1110516, 1110615
_______________ №______________
На №__________ от ______________
Уважаемые господа!
Наша   фирма   в   течение   многих   лет   специализируется   на   комплектации
объектов   строительства   и   промышленных   предприятий   электротехническим
оборудованием и кабельнопроводниковой продукцией.
Мы   имеем   возможность   организовать   в   полном   объеме   поставки
необходимого   отечественного   и   импортного   оборудования   и   кабельно
проводниковой продукции для строящихся и реконструируемых объектов.
За   время   работы   наша   фирма   зарекомендовала   себя   надежным   и
добросовестным   партнером,   качественно   и   в   установленные   сроки   выполняющим
заказы своих клиентов независимо от их размера и отраслевого направления.
Предлагаем   Вам   воспользоваться   услугами   нашей   фирмы   по   поставке
качественной и недорогой электротехнической продукции, производимой лучшими
предприятиями   России,   а   также   продукции   таких   стран   как   Италия,   Турция,
Германия.
С нами можно связаться по телефаксу (095) 2809484.
Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением
53 Генеральный директор
О.Б. Широков
Савинкова С.П.
2343443
54 Приложение  Р
(обязательное)
Образец письманапоминания
Общество
с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ  ТАУН»
Директору
Тихорецкого завода
железобетонных изделий
ул.60 лет Октября, д.48, Москва, 100032
В.И. Шмакову
Тел.5673526, факс (095) 5672636
  25.02.2014   №        0213/56
На №______ от __________
О выполнении условий
договора поставки от 15.01.2013 № 8/17
В соответствии с договором поставки от 15.01.2013 № 8/17 ваше предприятие
взяло   на   себя   обязательство   поставлять   в   наш   адрес   железобетонные   изделия
различного ассортимента в течение 2013 года ежемесячно, начиная с февраля месяца,
равными партиями.
Однако   в   настоящее   время   партия   изделий   в   количестве   840   штук,
предназначенная для поставки в ноябре прошлого года, не оформлена для отгрузки в
наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.03.2014.
Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки,
в   противном   случае   мы   будем   вынуждены   в   соответствии   с   п.3.5   договора
предъявить штрафные санкции в размере 0,01 % от общей стоимости договора за
каждый день задержки.
Генеральный директор
А.Н. Кондратьев
Штанько М.В
2452112
55 56 Приложение  С
(обязательное)
Образец письматребования
Заместителю
главы администрации
Оренбургского района
А.А. Каткову
Муниципальное
унитарное предприятие
«ОРЕНБУРГСКАЯ  ТЕПЛОСЕТЬ»
ул.Монтажников, д.4, ком.21,
г.Оренбург, 460015
Тел.650526
   30.06.2014     №   0102/112
На №________ от _________
О капитальном ремонте
тепломагистрали
Уважаемый Александр Андреевич!
В связи с тем, что своевременно не были проведены работы по капитальному
ремонту тепломагистрали от ТК45 в 10м квартале  г.Оренбурге, систематически
происходят прорывы трубопроводов. По состоянию на 29.06.2014 наше предприятие
5 раз устраняло разрывы трубопроводов после контрольных опресовок. 30.06.2014
очередной   разрыв   подающего   трубопровода   диаметром   412   мм   произошел   при
пробном давлении чуть ниже 15 кгс/см2.
Состояние   трудопроводов   тепломагистрали   не   позволит   провести   текущий
ремонт и принять тепло хотя бы по временной схеме.
Убедительно просим Вас оказать содействие в организации работы по полной
замене трубопроводов на всей протяженности теплотрассы.
С уважением
Директор
Н.П. Котельников
57 Зубарев С.М.
5556754
58

file_name: Методичка-Служебная переписка-2017.doc

description:
Оренбург
2016
2

description:
9432287
43

description:
Зубарев С.М.
5556754
58

intro:
Основное содержание: общая характеристика служебной переписки; оформление реквизитов служебного письма; разновидности служебных писем с описанием и образцами; индивидуальные практические задания.
Методические указания предназначены для преподавателей и студентов экономических специальностей. Методические указания позволяют проводить как теоретические, так и практические занятия по разделу «Классификация деловых писем. Основные виды деловых писем» дисциплины «Документационное обеспечение управления».
В методических указаниях, кроме макета письма, приводится 15 образцов различных видов писем, которые помогут студентам выполнить индивидуальные задания по данному разделу дисциплины.

title: Служебная переписка